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Pasos para constituir una Comunidad de Propietarios de nueva creación
1. Celebración de la primera Junta de Propietarios en la que estarán
presentes todos los propietarios de un edificio. En esta primera Junta:
- Se nombra al Presidente de la Comunidad y los demás cargos de la Junta de
Gobierno de la Comunidad de Propietarios.
- Se procede a la autorización de firmas y la aprobación de un presupuesto
inicial.
Se aprueba la creación de un fondo de reserva y la dotación de su importe,
que no podrá ser inferior al 5% del presupuesto ordinario anual.
Se aprueba facilitar a todos los propietarios de la finca una fotocopia de
la Escritura de Obra Nueva y División Horizontal, de los Estatutos y normas
especiales de Comunidad, a efectos de que todos las conozcan y puedan
consultarlas.
Se aprueba abrir una cuenta corriente donde se harán los pagos e ingresos de
la Junta de Propietarios.
- Se redacta el Acta de Constitución, que incluirá los primeros acuerdos
tomados en la Junta. Este Acta será la primera de todas las que van a
constituir el denominado Libro de Actas, que toda Comunidad de Propietarios
ha de tener.
2. Legalización del Libro de Actas: existen dos tipos de Libro de Actas, que
se pueden adquirir en cualquier papelería:
- Libro clásico o encuadernado.
- Libro de actas informatizado.
Para que el libro de Actas tenga validez debe depositarse, totalmente en
blanco, en el Registro de la Propiedad donde se encuentra inscrita la finca.
Será el Presidente de la Comunidad o bien el Administrador, siempre que haya
sido autorizado por el Presidente, quien se encargue de realizar el trámite
para legalizar los Libros de Actas.
3. Obtención del Número de Identificación Fiscal (N.I.F.): se obteniene en
la Delegación de Hacienda correspondiente. Para ello, es necesario:
- Cumplimentar el modelo 036 de la Agencia Tributaria, que debe ir firmado
por el Presidente de la Comunidad. Este modelo puede ser adquirido en la
Delegación de Hacienda correspondiente a la Comunidad de Propietarios, o
bien en la sede central de Hacienda, sita en la calle Guzmán el Bueno, nº
139, de Madrid.
Este impreso debe ir acompañado de la siguiente documentación: - Copia del
nombramiento del Presidente. - Fotocopia del DNI del Presidente de la
Comunidad. - Escritura de División Horizontal del inmueble. Convocatoria y Junta General de Constitución de la comunidad
- Obtención del C.I.F. de la comunidad en la AEAT. - Diligencia del libro de actas
- Solicitud al promotor de la documentación que debe entregar. Contratación de empresas de mantenimiento y suministros
Confección de presupuesto inicial estimado de la comunidad
Reclamación de todos los repasos y defectos de la finca
Reclamación, si procede, de vicios ocultos
Documentación que debe entregar el constructor y/o promotor de las viviendas de promoción nueva El administrador debe recopilar la documentación necesaria de la comunidad, es su responsabilidad custodiar, a disposición de los propietarios esta documentación. Artículo 20. e) LPH Escritura de división horizontal y obra nueva Estatutos (si no están el el doc. Anterior) Reglamento de régimen interior Certificado de final de obras Planos de las instalaciones generales Alta en la contribución urbana Boletines de las instalaciones eléctricas Licencia de Actividad y funcionamiento de las instalaciones del edificio Contratos de mantenimiento (los ya realizados por el promotor) Libro del edificio Contratos de suministros (los ya realizados por el promotor) Pólizas de seguros Datos de los propietarios.
Documentos que deben conservarse por la Comunidad
de Propietarios
-
Estatutos y Reglamento Interior de la Comunidad
-
Escritura de propiedad horizontal expedida por
Notario.
-
Expedientes de arbitrios del Ayuntamiento.
-
Contrato de conservación y mantenimiento de
ascensores.
-
Contrato de lectura y conservación y mantenimiento de
contadores de agua.
-
Expediente de suministro de agua potable
-
Contratos de Luz y fuerza.
-
Contratos de Seguros de accidentes y pólizas de
responsabilidad civil.
-
Contrato de Seguro de Incendios.
-
Expediente del Portero o empleado de Finca.
-
Libros de contabilidad.
-
Libro de comuneros.
-
Resguardo de pago de Seguros Sociales.
-
Recibos de pago mensual de nómina de portero y demás
empleados.
-
Plano de la casa.
-
Contrato de trabajo del Portero y empleados de la
finca.
-
Ley de Propiedad Horizontal.
-
Reglamento de Porteros o Convenio
-
Reglamento de Administradores de Fincas Urbanas.
-
Resguardos bancarios de la cuenta de la Comunidad.
-
Resguardos de arbitrios municipales.
-
Contratos de obras mayores y presupuestos.
Seguros obligatorios
Seguro de Responsabilidad civil.
- Un seguro de responsabilidad básico, de carácter
obligatorio, destinado a cubrir los daños producidos en los elementos fijos
de un edificio y sus instalaciones.
- Un seguro de responsabilidad civil, que no tiene
carácter obligatorio pero que es muy recomendable, ya que está destinado a
cubrir los daños que se puedan producir a otras personas como consecuencia
de un siniestro ocurrido en la Comunidad de Propietarios.
Seguro de incendios, destinado a cubrir:
- Aquellos incendios producidos de forma fortuita o por
negligencia del asegurado o de sus familiares, y también a los incendios
provocados por terceras personas ajenas a la finca.
- Los siniestros producidos por la caída de rayos o
explosiones, los daños producidos a consecuencia de las medidas adoptadas
para extinguir el incendio y la reparación o indemnización de los bienes
que, aunque se hayan salvado, estén deteriorados.
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